Casi todas las empresas que quieren reducir costes logísticos empiezan por el mismo sitio: pedir precio a otro transportista. Y casi todas descubren meses después que el ahorro se ha ido por otro lado, en recargos, en errores o en stock que nadie mira.
El problema no es la falta de ganas de ahorrar. Es que los costes logísticos están repartidos entre varios departamentos y nadie los ve juntos. Compras ve el precio de la mercancía, almacén ve sus horas, finanzas ve las facturas del transportista. Mientras nadie sume todo, se recorta lo que se ve, no lo que más pesa.
Qué entra en los costes logísticos de una empresa
Antes de recortar nada hay que saber qué estás pagando. Estas son las partidas que casi siempre aparecen, aunque cada empresa las contabilice en sitios distintos:
- Transporte: el de entrada desde proveedores, el de salida hacia clientes y la última milla. Incluye los recargos (combustible, zonas remotas, segundos intentos, peso volumétrico), que muchas veces pesan más que la tarifa base.
- Almacén: alquiler o amortización del espacio, personal, equipos de manutención, embalaje y energía.
- Inventario: el coste de tener stock parado. Dinero inmovilizado, obsolescencia, mermas, seguros y el espacio que ocupa.
- Gestión y sistemas: licencias de software, integraciones y las horas administrativas que se van en conciliar facturas y resolver incidencias.
- Devoluciones: el transporte de vuelta, la revisión, el reacondicionamiento y lo que no se puede volver a vender.
- Costes de no calidad: pedidos mal preparados, reenvíos, penalizaciones de clientes y ventas perdidas por roturas de stock.
La última partida es la que menos se mide y la que más sorpresas da. Un error de preparación no cuesta solo el reenvío, cuesta el transporte doble, la hora de atención al cliente y a veces el cliente.
Cómo medir el coste logístico por pedido
La cifra que ordena todo lo demás es el coste logístico por pedido: la suma de todas las partidas anteriores en un periodo, dividida entre los pedidos servidos en ese periodo. No hace falta un sistema complejo para calcularlo, basta con una hoja de cálculo y tres meses de facturas.
Pongamos un ejemplo sencillo para ver el método. Una empresa que en un trimestre suma 60.000 euros entre transporte, almacén, stock y devoluciones, y sirve 12.000 pedidos, tiene un coste logístico de 5 euros por pedido. Esa cifra, por sí sola, dice poco. Lo útil es desglosarla: si 3 de esos 5 euros son transporte y 1,20 son reenvíos y devoluciones, ya sabes dónde mirar primero.
Dos consejos para que el dato sirva de algo:
- Separa lo fijo de lo variable. El alquiler del almacén no baja aunque vendas menos, el transporte sí. Mezclarlos hace que el coste por pedido suba en los meses flojos sin que haya empeorado nada.
- Míralo también sobre ventas. El coste logístico en porcentaje sobre la facturación te dice si el problema es la logística o el ticket medio. Un pedido de poco importe puede ser caro de servir aunque la operación sea eficiente.
Por dónde empezar la reducción de costes logísticos
Con el coste desglosado, la pregunta es qué atacar primero. Mi criterio es cruzar tres cosas: cuánto pesa la partida, cuánto cuesta cambiarla y cuánto riesgo tiene para el servicio. Lo ideal es empezar por lo que pesa mucho, se cambia rápido y el cliente no nota.
En la práctica, el orden suele ser este:
- Primero, los errores y reenvíos. Arreglarlos no toca al cliente, al contrario, lo mejora. Y el ahorro es inmediato.
- Después, el stock. Liberar inventario parado devuelve dinero a caja y espacio al almacén sin tocar un solo proceso de cara al cliente.
- Luego, el transporte. Renegociar con datos o consolidar envíos da mucho, pero exige cuidado para no empeorar plazos.
- Por último, el almacén y el modelo. Rediseñar el layout o decidir externalizar son las palancas con más recorrido, pero también las más lentas y con más riesgo si se hacen sin diagnóstico.
Hacerlo con orden importa porque cada paso da información para el siguiente. Si antes de renegociar el transporte has reducido los reenvíos, negocias sobre tu volumen real y no sobre uno inflado por errores.
"El ahorro logístico que más dura casi nunca es el que se consigue apretando a un proveedor. Es el que sale de dejar de hacer cosas que no hacían falta."
Siete palancas que sí reducen costes logísticos
1. Bajar los errores de preparación
Cada pedido mal preparado se paga dos veces, o tres si el cliente lo devuelve. Revisar dónde nacen los errores (ubicaciones confusas, referencias parecidas juntas, picking sin verificación) es la palanca más barata y la que antes se nota en la cuenta.
2. Ajustar el stock a la demanda real
El stock que no rota es dinero dormido y metros que pagas cada mes. Una buena gestión de stock revisa qué referencias sobran, recalcula los puntos de pedido con datos recientes y separa el stock de seguridad que protege ventas del que solo protege a quien compra de miedo.
3. Renegociar el transporte con tus números delante
Negociar sin datos es pedir un descuento. Negociar con datos es enseñar tu volumen por zona, tu peso medio y tus recargos reales, y pedir una tarifa que encaje con eso. Lo que más se suele recuperar no está en la tarifa base, está en los recargos y en el peso volumétrico mal calculado.
4. Consolidar envíos
Muchos envíos pequeños al mismo destino cuestan más que uno agrupado. Fijar días de salida por zona o agrupar pedidos del mismo cliente reduce bultos sin que el cliente lo perciba, siempre que se pacte con él.
5. Reordenar el almacén
Colocar cerca de la zona de expedición lo que más se vende y lejos lo que casi no se mueve reduce los recorridos de picking, que es donde se va la mayor parte de las horas de almacén. No suele requerir obra, solo mover ubicaciones con criterio.
6. Reducir y ordenar las devoluciones
Parte de las devoluciones nace en la propia operación: tallas o referencias equivocadas, producto dañado por un mal embalaje, fichas de producto confusas. Medir por qué se devuelve cada pedido permite atacar la causa y no solo gestionar la consecuencia.
7. Decidir qué hacer dentro y qué fuera
A partir de cierto volumen, o cuando la demanda tiene picos muy marcados, puede salir más barato que parte de la operación la haga un tercero. El outsourcing logístico no es bueno ni malo en sí mismo: compensa cuando convierte costes fijos que no usas en variables que pagas solo cuando vendes, y no compensa cuando trasladas al operador una operación desordenada.
¿Sabes cuánto te cuesta servir cada pedido?
Lo medimos de punta a punta y te decimos qué partida atacar primero, ordenada por ahorro y por riesgo para el servicio.
Errores al recortar costes logísticos que salen caros
Estos son los que más veo, y casi todos tienen el mismo origen: recortar mirando una sola partida.
- Cambiar de transportista solo por la tarifa base. El nuevo es más barato sobre el papel, pero sus recargos, sus plazos o su tasa de incidencias se comen la diferencia en pocos meses.
- Bajar el stock de seguridad sin datos. El inventario baja y el balance mejora, hasta que llega la temporada alta y las roturas cuestan más ventas de lo que se ahorró.
- Recortar personal de almacén antes de un pico. Se ahorra en nómina y se paga en horas extra, errores y retrasos justo cuando más pedidos hay.
- Trasladar el coste a otro departamento. Compras consigue mejor precio comprando más volumen y el ahorro se lo come el almacén. Sobre el papel, todos cumplen su objetivo.
- Medir el ahorro solo el primer mes. Muchos ahorros se diluyen con el tiempo. Sin un seguimiento trimestral del coste por pedido, nadie se da cuenta de que se ha perdido.
Cuándo tiene sentido pedir ayuda externa
No todas las empresas la necesitan. Si tienes el coste por pedido calculado, sabes qué partida pesa más y tienes a alguien con tiempo para atacarla, puedes hacerlo por tu cuenta con el orden de este artículo.
Tiene sentido buscar ayuda cuando se da alguna de estas situaciones:
- Nadie en la empresa sabe decir cuánto cuesta servir un pedido.
- El coste logístico sube cada año y no hay una explicación clara.
- Ya se han cambiado transportistas o se ha apretado a proveedores y el ahorro no se nota en la cuenta.
- Hay que decidir algo grande (un almacén nuevo, externalizar, un software) y no hay datos para compararlo.
En esos casos, una mirada externa ahorra meses de prueba y error. Una auditoría logística pone número a cada partida, detecta dónde se escapa el dinero y ordena las mejoras por retorno, para que el primer cambio sea el que más ahorra y no el que más se ve.
Preguntas frecuentes sobre la reducción de costes logísticos
Son todos los costes de mover, guardar y gestionar la mercancía desde el proveedor hasta el cliente: transporte, almacén, inventario, gestión y sistemas, devoluciones y los costes de los errores, como reenvíos o penalizaciones.
Se suman todas las partidas logísticas de un periodo, por ejemplo un trimestre, y se dividen entre los pedidos servidos en ese mismo periodo. Conviene separar costes fijos y variables y mirar también el resultado en porcentaje sobre las ventas.
Por lo que pesa mucho, se cambia rápido y el cliente no nota. Normalmente primero los errores y reenvíos, después el stock parado, luego el transporte y, por último, el almacén y el modelo operativo.
Pocas veces es la primera. Cambiar solo por la tarifa base suele fallar porque los recargos, los plazos y las incidencias del nuevo transportista se comen la diferencia. Renegociar con tus datos reales de volumen, peso y recargos suele dar más con menos riesgo.
No. Compensa cuando convierte costes fijos infrautilizados en variables, por ejemplo con demanda muy estacional. No compensa cuando la operación interna está desordenada, porque el desorden se traslada al operador y se paga en su tarifa.
¿Quieres saber dónde se escapa el margen de tu logística?
Ponemos número a cada partida y te entregamos las mejoras ordenadas por ahorro, empezando por las que tu cliente no va a notar.
