PEPS en el almacén: cómo evitar mermas y stock caducado

El método PEPS no es una anécdota contable. Es la diferencia entre vender ese lote que lleva ocho meses en un rincón del almacén y acabar tirándolo, o entre servir un pedido con fecha ajustada y que el cliente lo devuelva. Cuando un almacén no rota bien, el problema rara vez se nota hasta que aparece en la cuenta de pérdidas.

PEPS significa Primero en Entrar, Primero en Salir: lo que llega antes al almacén, sale antes hacia el cliente. En inglés se conoce como FIFO, y aunque en España se busca sobre todo con la sigla en español, el concepto es idéntico. La pregunta que de verdad importa no es qué significa, es si tu almacén lo aplica de verdad o solo lo tiene escrito en el manual de procedimientos.

Qué es el método PEPS y qué problema resuelve

PEPS es un criterio de rotación física: la mercancía que entró primero en el almacén debe ser la primera en salir hacia el cliente o hacia producción. No es solo un criterio contable de valoración de existencias, aunque también se use para eso. En el día a día del almacén es, sobre todo, una regla de ubicación y de picking.

Es crítico en cualquier producto que pierda valor con el tiempo. Alimentación, farmacia, cosmética o moda de temporada lo necesitan por definición. Pero también aplica, con menos urgencia, a electrónica que se queda obsoleta por modelo, o a cualquier stock que ocupa espacio y capital mientras envejece sin moverse.

Cuándo un mal PEPS te está costando dinero de verdad

El fallo de rotación casi nunca se detecta a tiempo porque no da la cara todos los días. Aparece de golpe, en momentos muy concretos:

• Mermas que crecen sin una causa clara. Si nadie fuerza la salida del lote más antiguo, ese lote acaba caducando o degradándose en la estantería.
• Devoluciones por fecha corta. El cliente recibe un producto con menos recorrido del que esperaba porque el picking cogió lo más accesible, no lo más antiguo.
• Descuadres en el recuento de inventario. Aparece stock que nadie recordaba tener, casi siempre en la parte de atrás de una estantería.
• Capital inmovilizado. Cada unidad que no rota es dinero que no vuelve a entrar en caja, aunque siga figurando como activo en el balance.

PEPS, LIFO y FEFO: cuál usar según tu producto

Los tres métodos responden a la misma pregunta (qué unidad sacar primero) con criterios distintos, y confundirlos es uno de los errores más caros que se pueden cometer al diseñar la rotación de un almacén.

• PEPS (FIFO). Sale primero lo que entró primero. Es el criterio por defecto para la mayoría de productos, y el más fácil de auditar porque solo depende de la fecha de entrada.
• FEFO (Primero en Caducar, Primero en Salir). Sale primero lo que antes caduca, independientemente de cuándo entró. Es más preciso que PEPS cuando conviven lotes con fechas de caducidad distintas, algo habitual en farmacia y alimentación, y por eso suele sustituir a PEPS en esos sectores.
• LIFO (Último en Entrar, Primero en Salir). Sale primero lo último que llegó. Tiene poco sentido físico en productos que caducan, pero sí lo tiene en materiales a granel apilados (áridos, ciertos graneles industriales) donde lo último que se descarga queda encima y es lo primero accesible.

La decisión no es una preferencia de gestión, la marca el producto. Aplicar PEPS a un almacén que necesita FEFO deja lotes con fecha próxima olvidados detrás de otros más nuevos pero de caducidad más lejana.

Los errores de PEPS más caros que vemos en auditorías

Casi siempre son los mismos cuatro, y casi nunca los provoca mala fe, los provoca un almacén que creció sin revisar sus reglas de rotación:

• Ubicaciones sin criterio de rotación. La mercancía se coloca donde hay hueco libre en ese momento, no según la fecha de entrada ni la caducidad.
• Picking que ignora la fecha real. El operario coge la unidad más accesible, no la más antigua, porque nada en el sistema ni en la estantería se lo impide.
• Falta de trazabilidad por lote y fecha. Sin ese dato registrado y visible, PEPS deja de ser un criterio operativo y se convierte en una intención.
• Sin revisión periódica del stock parado. Nadie audita qué lleva meses sin moverse hasta que aparece en un recuento anual, demasiado tarde para actuar.

Cómo implementar PEPS sin parar el almacén

No hace falta detener la operación para corregir la rotación. Con cuatro pasos ordenados se puede ajustar sin generar caos:

• Zonificar por fecha de entrada. Ubicaciones claras que separen lo más antiguo de lo más reciente, no solo por referencia.
• Rotular de forma visible. Fecha de entrada o de caducidad legible en la propia ubicación, no solo en el sistema.
• Forzar el orden desde el sistema de gestión de stock, no desde el criterio del operario. Un SGA que indica la ubicación exacta a recoger elimina la decisión manual, que es donde suele fallar PEPS.
• Formar al equipo en el porqué, no solo en el cómo. Un operario que entiende qué merma evita aplicando bien la rotación comete menos atajos que uno que solo sigue una instrucción.

La secuencia de picking en almacén es, de hecho, el punto donde más se nota si PEPS funciona de verdad o solo existe sobre el papel: si el operario puede saltarse el orden sin que nada se lo impida, tarde o temprano lo hará.

Señales de que tu empresa necesita revisar su PEPS

No todas las empresas necesitan una revisión urgente, pero hay señales que conviene tomarse en serio:

• Las mermas por caducidad o deterioro llevan varios meses subiendo sin explicación clara.
• Aparecen quejas de clientes por productos con fecha más corta de la esperada.
• El recuento de inventario saca a la luz stock antiguo que nadie recordaba tener.
• El equipo de almacén reconoce, si se le pregunta directamente, que «coge lo que tiene más a mano».

Si dos o más de estas señales te suenan familiares, el problema no es el método, es que nadie lo está forzando en el día a día. Una auditoría logística centrada en la rotación real del almacén suele bastar para identificar dónde se rompe la cadena y cuánto está costando en concreto.